Yöneticiler için şablonlar
Apartmanınız adına kullanabileceğiniz taslaklar · Metin sürümü 1.2 · 30 Eylül 2026
Apartmanınızın aidat, daire, arıza ve anket kayıtları bakımından veri sorumlusu sizsiniz; FreeAPYO bu verileri yalnızca sizin talimatınızla işleyen veri işleyen konumundadır. Bu iki şablon, bu yükümlülüğü yerine getirmenizi kolaylaştırmak için hazırlanmıştır. Kendi durumunuza göre düzenleyebilir, gerekirse bir hukuk danışmanına danışabilirsiniz.
1. Sakine verilecek aydınlatma metni (taslak)
Bu metni apartmanınızın adına ve kendi iletişim bilgilerinizle düzenleyip sakinlerinize iletin. Kayıt sırasında uygulama, sakinlere uygulama düzeyinde ayrı bir aydınlatma metni de gösterir; bu iki metin birbirinin yerine geçmez.
Veri Sorumlusu: [Apartman/Site adı] Yönetimi — Yönetici: [Ad Soyad], iletişim: [telefon, e-posta]
Apartmanımızda yürütülen yönetim işleri, FreeAPYO adlı ücretsiz web uygulaması üzerinden yürütülür. Kişisel verileriniz (ad soyad, telefon, blok/daire bilgisi, aidat borç ve ödeme kayıtları, arıza bildirimi ve varsa fotoğrafı, anket oyları) 6698 sayılı KVKK m.5/2 kapsamında;
- apartman yönetiminin yasal görevlerini yerine getirmek ve ortak giderlere katılımı takip etmek,
- aidat ve ödeme durumunuzu size göstermek ve makbuz/rapor üretmek,
- ortak alanlardaki arızaları kayıt altına alıp takip etmek,
- apartmanı ilgilendiren kararlar için anket düzenlemek
amaçlarıyla işlenir. Verileriniz, hizmetin altyapısını sağlayan bulut sağlayıcıları (veritabanı: Convex, barındırma: Vercel, e-posta gönderimi: [Brevo/Resend]) eliyle yurt dışında işlenebilir ve saklanabilir; bu nedenle sakinlerimizin açık rızası alınmaktadır. Uygulamayı işleten kişi (Engincan Gümüş) bu veriler bakımından yalnızca veri işleyendir ve verileri başka bir amaçla kullanmaz.
Verileriniz yalnızca apartmanımızın yetkili kişilerine (yönetici, muhasebeci ve kendi daireniz özelinde size) görünür; başka bir apartmanla paylaşılmaz. Saklama: üyelik sürdüğü sürece; üyelik sona erdiğinde en fazla [6 ay] içinde silinir. Arıza/anket kayıtları [2 yıl] sonunda, başvuru ve iletişim kayıtları 2 yıl sonunda silinir.
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız için yukarıdaki iletişim bilgilerinden bize başvurabilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ve ücretsiz cevaplanır.
2. Veri işleyen sözleşmesi (taslak)
Aşağıdaki taslak, KVKK m.9 ve Veri İşleyen Sözleşmesi hakkındaki Kurul kararları örnek alınarak hazırlanmıştır. Apartman yönetimi ile uygulamayı işleten arasında imzalanabilir. Uygulama ücretsiz olduğu için ticari bir sözleşme değil, yalnızca veri koruma sözleşmesidir.
Veri İşleyen Sözleşmesi
Veri Sorumlusu: [Apartman/Site Yönetimi — ad, adres, vergi/ dernek/kurum bilgisi]
Veri İşleyen: Engincan Gümüş — iletişim: engincangumus59@gmail.com
1. Konu ve kapsam. Veri İşleyen, Veri Sorumlusu'nun talimatları doğrultusunda FreeAPYO uygulamasının barındırılması ve teknik olarak çalıştırılması için kişisel verileri işler.
2. Talimata bağlılık. Veri İşleyen, verileri yalnızca Veri Sorumlusu'nun yazılı talimatları ve hizmetin gerektirdiği ölçüde işler; kendi amaçları için kullanmaz, üçüncü kişilere satmaz, reklam veya profilleme amacıyla işlemez.
3. Aktarım. Verilerin işlenmesi için zorunlu bulut sağlayıcılar (Convex, Vercel, e-posta gönderim sağlayıcısı) alt işleyen olarak kullanılır. Bunların listesi uygulamanın gizlilik sayfasında açıklanır; değişiklik hâlinde Veri Sorumlusu bilgilendirilir ve yurt dışına aktarım için sakinlerden alınan açık rıza kapsamında hareket edilir.
4. Güvenlik. Veri İşleyen; erişim yetkilendirmesi, sunucu tarafı yetki kontrolü, şifrelerin geri döndürülemez biçimde saklanması, iki adımlı doğrulama desteği, oturum süresinin sınırlandırılması ve düzenli temizlik işleri dâhil uygun teknik ve idari önlemleri alır.
5. Veri ihlali. Olası bir ihlalde Veri İşleyen, durumu öğrendiği anda gecikmeksizin Veri Sorumlusu'nu bilgilendirir; KVKK m.12 uyarınca Kurul'a 72 saat içinde bildirim ve ilgili kişilere bilgilendirme yükümlülüğü Veri Sorumlusu'na aittir, Veri İşleyen gerekli bilgileri sağlar.
6. Veri sahibi başvuruları. Doğrudan Veri İşleyen'e ulaşan başvurular, en geç 3 iş günü içinde Veri Sorumlusu'na iletilir. Veri İşleyen, başvuruyu cevaplamaz; yalnızca gerekli bilgi ve teknik desteği verir.
7. Saklama ve imha. Veriler, Veri Sorumlusu'nun talimatı ve uygulamada tanımlı saklama süreleri boyunca saklanır; süre bitiminde veya sözleşmenin sona ermesinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hizmetin ücretsiz sona ermesi hâlinde Veri Sorumlusu'na verilerini CSV olarak dışa aktarma imkânı tanınır.
8. Süre ve fesih. Sözleşme, hizmet kullanıldığı sürece geçerlidir. Veri Sorumlusu her zaman, Veri İşleyen ise 30 gün önce bildirimle feshedebilir. Fesih hâlinde 7. maddedeki imha yükümlülüğü uygulanır.
9. Uyuşmazlık. Sözleşmeden doğan uyuşmazlıklarda [il] mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.
Veri Sorumlusu: [Ad Soyad / unvan, imza, tarih] · Veri İşleyen: Engincan Gümüş [imza, tarih]
3. Yönetici olarak size düşen kısa kontrol listesi
- Sakinlerinize yukarıdaki aydınlatma metnini verin ve açık rızalarını alın (kayıt sırasındaki onay bunun yerine geçmez).
- Büyüklüğünüze göre VERBİS (Veri Sorumluları Sicili) kayıt yükümlülüğünüz olup olmadığını değerlendirin. Sicile kayıtlı olmasanız bile aydınlatma, veri güvenliği, saklama/imha ve başvuruları cevaplama yükümlülükleri aynen geçerlidir.
- Yalnızca gerçekten ihtiyacınız olan veriyi isteyin; özel nitelikli veri (sağlık, din, siyasi görüş vb.) toplamayın.
- Duyuru ve arıza açıklamalarına özel nitelikli bilgi yazılmamasını sakinlerinize hatırlatın.
- Bir sakine verdiği onayı geri çekmek istediğinde, süreci hızlıca yürütün; gerekirse yardım için bize ulaşın.
- Ayrılan sakinlerin daire bağlantısını ve kişisel bilgilerini en kısa sürede silin (Daire atamaları → bırak / profil temizliği).
- Kimseye yöneticilik/muhasebe yetkisi vermeniz gerekmiyorsa vermeyin; yetkileri işi biten kişiden geri alın.
Bu şablonlar hukuki danışmanlık yerine geçmez. Apartmanınızın özel durumu (büyük site, profesyonel yönetim şirketi, ticari işletme birimleri) için bir hukuk danışmanına başvurmanız önerilir. Sorularınız için: engincangumus59@gmail.com